Algemene voorwaarden

Inhoudsopgave

Artikel 1. Toepassing algemene voorwaarden

1.1. Deze algemene voorwaarden gelden op alle aanbiedingen van en overeenkomsten met xCITed, ongeacht strijdige bepalingen vermeld op documenten van de klant. Door het plaatsen van een bestelling erkent de klant de algemene voorwaarden van xCITed te aanvaarden.

Artikel 2. Aanbiedingen, offertes & orderbevestiging

2.1. Alle aanbiedingen en offertes van xCITed zijn vrijblijvend tot op het ogenblik van de aanvaarding door de klant. Offertes blijven geldig tot 30 kalenderdagen na offertedatum tenzij anders vermeld.

2.2 De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte ongewijzigd binnen de acht dagen voor akkoord ondertekent en terugzendt aan xCITed. Elke bestelling of orderbevestiging door de klant, verbindt de klant. De overeenkomst vervangt alle eerder afgesloten en/of mondelinge akkoorden.

2.3 De offerte is niet deelbaar en kan bijgevolg niet opgesplitst worden tenzij anders vermeld. Een samengestelde prijsopgave verplicht xCITed niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.

2.4 De bestelling wordt uitgevoerd vanaf ontvangst van het voorschot, tenzij nadrukkelijk anders vermeld in de offerte. Het bedrag van het voorschot staat steeds vermeld in de offerte.

2.5 Aanbiedingen en offertes gelden niet automatisch voor de toekomstige opdrachten.

Artikel 3. Annulatie van de bestelling

3.1. De annulatie van een bestelling door de klant is mogelijk zolang xCITed haar werkzaamheden nog niet heeft aangevat en mits betaling van een schadevergoeding van 25% van de overeengekomen prijs, met een minimum van €150.

Artikel 4. Levering

4.1. De datum van levering wordt slechts als aanwijzing opgegeven en bindt xCITed niet, tenzij er een uitdrukkelijke leveringstermijn wordt afgesproken. Vertraging in de levering geeft de klant geen recht op schadevergoeding of prijsvermindering noch op ontbinding van de overeenkomst.

4.2. Indien de partijen uitdrukkelijk een bindende leveringstermijn zijn overeengekomen, wordt deze termijn verlengd indien de klant in gebreke blijft om informatie, documenten, originelen, beelden (tijdig) over te maken en de verbeterde proeven (tijdig) te aanvaarden, of indien de klant bijkomende bestellingen plaatst.

Artikel 5. Risico

5.1. Alle goederen die toebehoren aan de klant en zich bij xCITed bevinden, worden er bewaard op risico van de klant.

Artikel 6. Betalingsmodaliteiten

6.1. Behoudens uitdrukkelijke schriftelijke afwijking vermeld in de overeenkomst dient de klant bij elke bestelling een voorschot te betalen van 25% van het factuurbedrag. Bij levering van de bestelling is de klant de overige 75% van het factuurbedrag verschuldigd, uitgezonderd het overeengekomen bedrag voor algemene ondersteuning (support) dewelke ten laatste betaald moet worden bij afloop van de overeengekomen supportperiode (standaard vastgelegd op 1 jaar).

6.2. De jaarlijks terugkerende kosten (zoals hosting, domeinnamen, support etc.) zullen gespreid gefactureerd worden per kwartaal (tenzij anders overeengekomen).

6.3. Alle facturen zijn betaalbaar op hun vervaldag door overschrijving op het rekeningnummer van xCITed (vermeld op alle facturen, offertes en website).

6.4. Indien de klant niet overgaat tot betaling binnen 8 dagen na ontvangst van een aanmaning hiertoe, is de klant aan xCITed een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag verschuldigd met een minimum van €50, bovenop het factuurbedrag.

6.5 xCITed behoudt zich het recht voor om de verdere uitvoering van haar verbintenissen op te schorten totdat de klant de vervallen facturen heeft betaald. Elke vertraging in de betaling door de klant maakt alle verschuldigde sommen ineens opeisbaar. Tevens vervallen alle toegestane kortingen bij het niet respecteren van deze algemene verkoopsvoorwaarden.

Artikel 7. Klachten – protest van de factuur

7.1. Elk protest dient per zowel via e-mail als een gemotiveerde aangetekende brief aan xCITed te worden bezorgd binnen een termijn van 8 dagen. Voor klachten of betwistingen met betrekking tot de geleverde diensten vangt de termijn aan daags na levering. Met betrekking tot de factuur begint de termijn op de factuurdatum. Bij gebreke aan tijdig protest zijn de diensten/facturen definitief aanvaard en is betaling verschuldigd.

Artikel 8. Aansprakelijkheid – Algemeen

8.1. xCITed verbindt zich ertoe alle te verstrekken diensten met zorg uit te voeren. Alle prestaties van xCITed zijn middelenverbintenissen. xCITed is niet aansprakelijk voor fouten in de uitvoering te wijten aan onvoldoende of verkeerde input door de klant.

8.2. xCITed kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige fout (zelfs een grove fout) van haar of haar aangestelden, behoudens ingeval van bedrog. xCITed zal, wat ook de oorzaak, de vorm of het voorwerp is van de vordering waarbij de aansprakelijkheid wordt ingeroepen, in geen geval aansprakelijk kunnen worden gesteld voor enige gevolgschade zoals bijvoorbeeld verlies van verwachte winst, daling van omzet, verhoogde operationele kosten, verlies van cliënteel, welke de klant of derden zouden lijden ten gevolge van enige fout of nalatigheid van xCITed of een aangestelde.

8.3. De aansprakelijkheid van xCITed met betrekking tot aan de klant geleverde diensten is in elk geval beperkt tot ofwel de terugbetaling van de door de klant betaalde prijs, ofwel het opnieuw uitvoeren van de diensten, naar keuze van xCITed. De totale aansprakelijkheid van xCITed, zal nooit meer bedragen dan de prijs die door de klant aan xCITed werd betaald voor de diensten die aanleiding gaven tot het schadegeval.

8.4 Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft xCITed het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.

8.5. Wat de diensten afkomstig van derde leveranciers betreft, aanvaardt xCITed geen enkele aansprakelijkheid boven of anders dan de aansprakelijkheid die de derde leveranciers bereid zijn te aanvaarden voor hun producten of diensten.

8.6 De opdrachtgever erkent onderling uitgewisselde via e-mail, sms en andere digitale uitwisselingen (zoals WhatsApp of Messenger-berichten) als wettelijk, geldig bewijsmiddel.

Artikel 9. Aansprakelijkheid informatieveilgheid

9.1. Onverminderd artikel 8, geldt inzake informatieveiligheid het volgende: de klant verbindt er zich toe in haar hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke alle nodige maatregelen te treffen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de door haar verwerkte gegevens te waarborgen.

Artikel 10. Intellectuele eigendomsrechten

10.1. Onder Intellectuele Eigendomsrechten wordt verstaan: alle intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten (ongeacht of deze geregistreerd zijn of niet), met inbegrip van maar niet beperkt tot auteursrechten, naburige rechten, merken, handelsnamen, logo’s, tekeningen, modellen of aanvragen tot registratie als tekening of model, octrooien, aanvragen tot octrooien, domeinnamen, know-how, alsmede rechten op databanken, computer- programma’s en halfgeleiders.

10.2. Beide partijen aanvaarden dat het concept van een website (m.n. de opbouw van de schermen van de website, hoofdnavigatie) in beginsel niet zal worden beschermd door Intellectuele Eigendomsrechten. De Klant kan dan ook een gelijkaardige opbouw terugvinden bij andere door xCITed ontwikkelde sites en web-applicaties.

10.3. De Intellectuele Eigendomsrechten verbonden aan het CMS (d.i. de software nodig voor het beheer van de inhoud van de website) behoren exclusief toe aan xCITed of een derde waarmee xCITed hieromtrent een overeenkomst heeft gesloten.

10.4. De klant zal de Intellectuele Eigendomsrechten van xCITed ten allen tijde respecteren en redelijke inspanningen leveren om die rechten te beschermen. De klant zal xCITed onmiddellijk in kennis stellen van iedere inbreuk door derden op de Intellectuele Eigendomsrechten van xCITed waarvan hij kennis neemt.

Artikel 11. Hostingdiensten & domeinnaam

11.1. Voor de hosting en registratie van domeinnamen werkt xCITed samen met een gespecialiseerde hostingpartner. Een beschrijving van de hosting diensten en de aansprakelijkheid van deze partner is opgenomen in de Service Level Agreement (SLA) van deze hostingpartner. Deze SLA kan worden aangepast of gewijzigd door de hostingpartner. Op eerste verzoek van de klant bezorgt xCITed de klant een kopie van de actuele versie van de SLA.

11.2. De hostingdiensten worden door xCITed aan de klant verstrekt per kalenderjaar, mits betaling door de klant van de verschuldigde vergoeding. De actuele prijslijst kan worden opgevraagd bij xCITed en wordt jaarlijks aangepast. Indien de klant deze dienst wenst op te zeggen, dient hij dit te doen door uiterlijk 1 maand voor de ingang van de jaarlijkse termijn, zijn opzeg aan xCITed over te maken per aangetekende brief of 2 maand voor de ingang van de nieuwe termijn per e-mail waarop akkoord verkregen door antwoord van xCITed. Bij laattijdige opzeg zal de klant de vergoeding voor het volgende kalenderjaar verschuldigd zijn.

11.3 xCITed is nimmer aansprakelijk voor de door de gebruiker op haar systemen geplaatste inhoud.

11.4 Tenzij er terzake een specifieke bijkomende en afwijkende overeenkomst met xCITed wordt afgesloten over de terbeschikkingstelling door xCITed van backups, is de gebruiker uitsluitend verantwoordelijk voor het nemen van backups van zijn hosting-account. xCITed kan hiervoor op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld. Voor zover er door xCITed eventueel backups zouden worden genomen, zijn deze enkel bestemd voor intern gebruik.

Artikel 12. Beëindiging van de overeenkomst

12.1. Indien de klant zich schuldig maakt aan een zware contractuele wanprestatie die de klant niet herstelt binnen de 8 dagen na ontvangst van een ter post aangetekende ingebrekestelling, heeft xCITed het recht om ofwel (1) de overeenkomst te schorsen totdat de klant zijn verbintenissen is nagekomen, ofwel (2) de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. De niet-betaling van één of meerdere facturen op hun vervaldag, zal altijd worden beschouwd als een zware contractuele wanprestatie. 

12.2. Bij beëindiging van de overeenkomst zal de klant alle door xCITed verleende diensten betalen, alsook de kosten die xCITed moet maken als gevolg van deze beëindiging, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 25% van het bedrag dat xCITed nog had kunnen factureren aan de klant indien de overeenkomst volledig zou zijn uitgevoerd. Het eventueel betaald voorschot blijft hoe dan ook verworven voor xCITed. Bovendien behoudt xCITed het recht om een hogere schadevergoeding te vorderen indien zij bewijst dat haar werkelijk geleden schade groter is dan de forfaitaire schade zoals hierboven bepaald.

12.3. Niettemin aanvaardt elke partij om aan de andere partij een redelijke termijn toe te kennen om haar eventuele tekortkomingen te verhelpen, en om steeds eerst te zoeken naar een minnelijke regeling.

Artikel 13. Geheimhoudingsplicht 

13.1. Partijen verbinden zich ertoe de commerciële en technische informatie en de bedrijfsgeheimen die zij vernemen van de andere partij, zelfs na de beëindiging van de overeenkomst, geheim te houden en enkel te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.

Artikel 14. Verwerking persoonsgegevens

14.1. Voor zover de klant persoonsgegevens verwerkt op de server van xCITed, heeft xCITed de hoedanigheid van verwerker. De klant heeft de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De klant verklaart de verplichtingen die rusten op de verwerkingsverantwoordelijke, opgenomen in deze wet, integraal na te leven.

14.2. In het kader van de diensten voor de klant, verwerkt xCITed persoonsgegevens van de door de klant opgegeven contactpersonen. De contactgegevens van deze personen worden verwerkt voor het doeleinde ‘klantenbeheer’, i.e. om met de klant in contact te treden m.b.t. de diensten.

14.3 De klant beschikt over het recht op inzage en eventuele correctie van zijn of haar persoonsgegevens mits bewijs van identiteit (bv. aan de hand van een kopie van de identiteitskaart). Aanvragen dienen schriftelijk, gedateerd en ondertekend aan xCITed bezorgd te worden. Dit kan via info@xcited.gent of via het postadres. xCITed stelt alles in het werk om de gegevens zo spoedig mogelijk bij te werken. In geval van vragen of klachten kan er steeds contact opgenomen worden via de contactgegevens op de website van xCITed, waaronder per e-mail (info@xcited.gent).

Artikel 15. Referentie

15.1. De klant gaat ermee akkoord dat de door xCITed voor de klant ontwikkelde product wordt opgenomen in het referentieportfolio van xCITed.

Artikel 16. Overmacht

16.1. Overmacht situaties zoals bijvoorbeeld ziekte en andere onverwachte gebeurtenissen waarover xCITed geen controle heeft, bevrijden xCITed, voor de duur van de hinder en voor hun draagwijdte, van haar verbintenissen, zonder recht op enige prijsvermindering of schadevergoeding voor de klant.

16.2 Wanneer in bovenstaande situatie geconcludeerd wordt dat het niet meer mogelijk is de verbintenissen redelijkerwijs na te komen, zal de overeenkomst in onderling overleg herzien of ontbonden worden. Eventuele reeds geleverde prestaties door xCITed tot aan het moment van overmacht zullen alsnog gefactureerd worden.

Artikel 17. Nietigheid

17.1. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig is, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen xCITed en de klant de nietige bepaling vervangen door een andere bepaling die het doel en de strekking van de nietige bepaling zoveel mogelijk benadert.

Artikel 18. Toepasselijk recht – bevoegde rechtbank

18.1. Het Belgisch recht is van toepassing op de overeenkomsten van xCITed. Elk geschil met betrekking tot het sluiten, de geldigheid, de uitvoering en/of de beëindiging van deze overeenkomst zal worden beslecht door de bevoegde rechtbank te Gent.

Artikel 19. Privacy

19.1. Alle gegevens worden met de nodige zorg en discretie door xCITed behandeld zoals opgenomen in de Europese wetgeving met betrekking Algemene Verordening Gegevensbescherming . Meer info over de privacy richtlijnen is terug te vinden in de privacyverklaring op de website van xCITed.